Komunikasi dengan dosen melalui pesan singkat atau aplikasi chat seperti WhatsApp atau Telegram semakin umum dilakukan oleh mahasiswa. Namun, tak jarang mahasiswa melakukan kesalahan dalam cara mereka menghubungi dosen, yang bisa berujung pada kesalahpahaman atau bahkan tanggapan negatif dari dosen tersebut. Komunikasi yang efektif dan sopan sangat penting agar pesan dapat diterima dengan baik, dan mahasiswa bisa mendapatkan respons yang diharapkan. Berikut adalah beberapa kesalahan umum dalam menghubungi dosen melalui chat, serta cara menghindarinya.
1. Menghubungi di Waktu yang Tidak Tepat
Salah satu kesalahan paling umum yang sering dilakukan mahasiswa adalah menghubungi dosen di luar jam kerja atau di waktu yang kurang tepat, seperti malam hari atau akhir pekan. Mahasiswa sering kali tidak mempertimbangkan bahwa dosen juga memiliki waktu pribadi dan bisa saja tidak sedang bekerja ketika pesan dikirim.
Cara Menghindarinya
Sebelum mengirim pesan, pastikan bahwa waktu yang dipilih adalah jam kerja normal, biasanya antara pukul 08.00 hingga 17.00 pada hari kerja. Jika Anda harus menghubungi dosen di luar jam tersebut, pastikan itu benar-benar mendesak, dan pertimbangkan untuk menyampaikan permintaan maaf di awal pesan karena mengganggu di luar jam kerja. Dengan cara ini, Anda menunjukkan rasa hormat terhadap waktu dosen.
2. Menggunakan Bahasa yang Kurang Sopan atau Terlalu Santai
Karena chat sering kali bersifat informal, banyak mahasiswa yang secara tidak sadar menggunakan bahasa yang terlalu santai atau bahkan tidak sopan saat menghubungi dosen. Misalnya, penggunaan sapaan yang terlalu akrab, tidak menyebutkan nama dosen, atau menulis pesan dengan gaya bahasa yang asal-asalan seperti ketika berbicara dengan teman sebaya.
Cara Menghindarinya
Selalu gunakan bahasa yang sopan dan formal saat menghubungi dosen, meskipun medianya adalah chat. Mulailah dengan salam yang baik seperti “Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen]”. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu santai seperti “Hey” atau “Halo Prof!”. Gunakan kalimat yang terstruktur, dan perhatikan penggunaan tanda baca yang benar. Pesan yang jelas dan tertata rapi menunjukkan keseriusan Anda dalam berkomunikasi.
3. Tidak Memperkenalkan Diri di Awal Pesan
Kesalahan umum lainnya adalah langsung menyampaikan pertanyaan atau permintaan tanpa memperkenalkan diri terlebih dahulu. Dosen sering kali berkomunikasi dengan banyak mahasiswa, sehingga mereka mungkin tidak langsung mengenali siapa yang menghubungi mereka jika tidak ada perkenalan di awal.
Cara Menghindarinya
Setiap kali mengirim pesan, terutama jika Anda menghubungi dosen untuk pertama kalinya atau jarang berkomunikasi, selalu awali dengan perkenalan singkat. Sebutkan nama lengkap Anda, program studi atau jurusan, serta kelas atau mata kuliah yang Anda ambil. Contoh: “Selamat siang, Ibu. Saya Rani, mahasiswa semester 5 dari Prodi Akuntansi, mata kuliah Akuntansi Keuangan.” Dengan begitu, dosen akan lebih mudah mengidentifikasi Anda dan memahami konteks pertanyaan atau permintaan Anda.
4. Mengirim Pesan Terlalu Panjang atau Tidak Jelas
Pesan yang terlalu panjang dan tidak langsung ke intinya dapat membingungkan dan menyulitkan dosen untuk memberikan respons yang tepat. Mahasiswa terkadang menulis pesan yang bertele-tele, membahas hal-hal yang tidak relevan, atau langsung menanyakan beberapa hal sekaligus tanpa memberikan konteks yang jelas.
Cara Menghindarinya
Tulislah pesan yang singkat, padat, dan jelas. Pastikan bahwa pesan Anda memiliki tujuan yang spesifik dan langsung ke intinya. Jika ada banyak hal yang ingin ditanyakan, pisahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut ke dalam beberapa poin agar lebih mudah dipahami. Sebagai contoh:
Salah:
“Selamat sore Pak. Saya mau bertanya soal tugas minggu lalu karena ada beberapa hal yang saya kurang paham, terus juga soal ujian yang minggu depan. Dan saya juga ingin bertanya soal absensi saya, apa sudah masuk semua ya Pak?”
Benar:
“Selamat sore, Pak. Saya ingin bertanya tentang:
- Tugas minggu lalu, apakah Bapak bisa memberikan klarifikasi tentang soal nomor 2?
- Ujian minggu depan, apa ada kisi-kisi yang bisa dipelajari?
- Absensi saya, apakah sudah tercatat semua? Terima kasih.”
5. Menyampaikan Pesan dengan Nada Tuntutan atau Mendesak
Dosen adalah orang yang sangat sibuk, dengan banyak tanggung jawab mulai dari mengajar, meneliti, hingga menghadiri rapat dan kegiatan akademik lainnya. Oleh karena itu, mengirim pesan dengan nada yang menuntut atau mendesak, seperti mengharapkan balasan segera atau meminta bantuan mendadak, bisa membuat dosen merasa terganggu.
Cara Menghindarinya
Gunakan bahasa yang sopan dan penuh pengertian saat meminta bantuan atau menanyakan sesuatu. Hindari menggunakan frasa seperti “Segera jawab ya, Pak/Bu” atau “Saya butuh ini sekarang”. Sebaliknya, berikan waktu yang cukup kepada dosen untuk merespons, dan jika Anda membutuhkan jawaban dalam waktu yang cepat, gunakan frasa yang lebih halus, misalnya: “Mohon maaf mengganggu waktunya, Bapak/Ibu. Jika memungkinkan, saya berharap bisa mendapatkan jawaban sebelum [waktu tertentu]. Terima kasih banyak sebelumnya.”
6. Tidak Mengucapkan Terima Kasih atau Mengabaikan Etika Penutupan
Setelah mendapatkan jawaban atau bantuan dari dosen, sering kali mahasiswa lupa atau tidak mengucapkan terima kasih. Hal ini bisa dianggap sebagai tindakan yang tidak sopan atau mengindikasikan kurangnya apresiasi terhadap waktu dan usaha dosen dalam memberikan bantuan.
Cara Menghindarinya
Setelah dosen merespons pesan Anda, selalu akhiri dengan ucapan terima kasih. Meskipun sederhana, ucapan terima kasih menunjukkan penghargaan dan sopan santun dalam berkomunikasi. Misalnya: “Terima kasih banyak atas penjelasannya, Pak/Bu. Saya sangat menghargainya.” Selain itu, jangan lupa untuk menyertakan salam penutup seperti “Salam hormat” atau “Hormat saya” sebelum mengakhiri pesan.
7. Mengirim Pesan Berulang-ulang tanpa Menunggu Respons
Kadang mahasiswa merasa cemas jika dosen tidak segera merespons, lalu memutuskan untuk mengirim pesan berulang kali dalam waktu singkat. Tindakan ini bisa dianggap mengganggu dan membuat dosen merasa tertekan.
Cara Menghindarinya
Jika dosen tidak segera merespons pesan Anda, berikan waktu beberapa hari sebelum mengirim pengingat. Sebaiknya hindari mengirim pesan tambahan dalam kurun waktu kurang dari 24 jam. Jika memang mendesak, kirimkan pesan pengingat dengan nada yang sopan. Contoh: “Selamat sore, Ibu. Mohon maaf mengingatkan kembali tentang pesan yang saya kirim kemarin. Jika Ibu sudah sempat membacanya, mohon informasinya. Terima kasih banyak.”
8. Menggunakan Bahasa Singkatan atau Bahasa Gaul
Dalam komunikasi sehari-hari di media sosial, penggunaan bahasa singkatan atau bahasa gaul mungkin sudah biasa. Namun, ketika menghubungi dosen, penggunaan bahasa yang tidak formal seperti singkatan yang berlebihan atau istilah-istilah slang akan terlihat kurang sopan dan tidak profesional.
Cara Menghindarinya
Gunakan bahasa formal dan hindari singkatan yang tidak lazim dalam komunikasi formal. Sebagai contoh, jangan menggunakan “gpp” untuk “tidak apa-apa” atau “kmrn” untuk “kemarin”. Tulis pesan Anda dengan kata-kata yang lengkap dan formal, agar terkesan profesional dan sopan.
Kesimpulan
Menghubungi dosen melalui chat memerlukan kesopanan, ketelitian, dan kesadaran etika yang baik. Dengan menghindari kesalahan-kesalahan umum seperti menghubungi di waktu yang tidak tepat, menggunakan bahasa yang tidak sopan, atau mengirim pesan berulang-ulang, Anda bisa membangun komunikasi yang efektif dengan dosen. Penting untuk selalu bersikap hormat, menggunakan bahasa yang tepat, dan menghargai waktu dosen. Komunikasi yang baik akan memberikan kesan positif dan membantu Anda mendapatkan respons yang diinginkan secara profesional.
Tertarik untuk lebih produktif dalam hal penelitian dan ingin berkontribusi lebih luas untuk ilmu pengetahuan? Berkolaborasi dengan Revoedu menjadi solusi untuk Anda yang ingin mewujudkan secara nyata sumbangsih ilmu pengetahuan melalui penelitian dan pengabdian untuk bidang studi Anda.
Tunggu apalagi, segera hubungi Admin Revoedu untuk bergabung dengan komunitas peneliti untuk memulai langkah kolaborasi Anda. Jangan lupa bergabung pada Channel kami untuk informasi lebih lanjut seputar layanan dan kesempatan.